Καθώς οι οργανισμοί αναπτύσσονται, είναι σημαντικό να μεγαλώνουν παράλληλα και οι δυνατότητες των οικονομικών τους ομάδων/τμημάτων.
Οι οικονομικές ομάδες νεοσύστατων επιχειρήσεων που βρίσκονται στα αρχικά στάδια της ανάπτυξής τους, έχουν ως κύριο ρόλο την καταγραφή συναλλαγών, τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων και κεφαλαίων κίνησης, καθώς και την προετοιμασία των απαιτούμενων οικονομικών εκθέσεων.
Ωστόσο, καθώς οι εταιρείες αναπτύσσονται και ωριμάζουν σταδιακά, είναι υψίστης σημασίας να συστήνονται ομάδες με δεξιότητες πιο προχωρημένες από τις παραπάνω – ομάδες που έχουν ισχυρή κατανόηση των παραγόντων ανάπτυξης της επιχείρησης και θα είναι σε θέση να παρέχουν έγκαιρες και ουσιαστικές πληροφορίες για λειτουργικά ζητήματα και βασικούς δείκτες απόδοσης.
Αναπόφευκτα, κάθε οργανισμός θα κληθεί να αντιμετωπίσει κατά τη διάρκεια της ζωής του τουλάχιστον ένα σημαντικό γεγονός δομικής αναδιάρθρωσης, όπως μια ευκαιρία εξαγοράς άλλης εταιρείας, μια εισαγωγή σε χρηματιστήριο καθώς και λοιπά εξωτερικά γεγονότα δομικής φύσεως. Στην πραγματικότητα, η σημασία μιας έμπειρης οικονομικής ομάδας αναδεικνύεται όταν μια εταιρεία αντιμετωπίζει τέτοιου είδους γεγονότα. Πρόκειται ουσιαστικά για πολύπλοκα γεγονότα που συνήθως προκύπτουν ξαφνικά και χρήζουν διευθέτησης εντός σύντομου χρονικού πλαισίου. Για την επιτυχή διευθέτησή τους, οι οργανισμοί πρέπει να αναπτύξουν τις δυνατότητες των οικονομικών ομάδων τους έγκαιρα, πολύ πριν από την εμφάνιση των εν λόγω γεγονότων. Για να το επιτύχουν αυτό, είναι απαραίτητο πρωτίστως να γίνουν πιο αποτελεσματικές μέσω του εκσυγχρονισμού τους.
Ο εκσυγχρονισμός μιας χρηματοοικονομικής λειτουργίας είναι ένα σημαντικό εγχείρημα, το οποίο συχνά διακρίνεται σε τρεις πυλώνες: την απόκτηση και την εφαρμογή νέας υποδομής, την ανάπτυξη νέων διαδικασιών και ελέγχων και την αναβάθμιση του επαγγελματικού ταλέντου.
Οι οικονομικές ομάδες θα πρέπει να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά τους αυτοματοποιώντας τυχόν εργασίες που εκτελούν επί του παρόντος με μη αυτόματο τρόπο. Σήμερα, οι τεχνολογίες cloud παρέχουν στις εταιρείες δυνατότητες αυτοματισμού που τους επιτρέπουν να αντικαθιστούν τα παλαιά συστήματα ταχύτερα και να παρέχουν καλύτερη λειτουργικότητα με σημαντικά χαμηλότερο κόστος και χρόνο υλοποίησης από τα παραδοσιακά συστήματα. Επιπλέον, αποτελούν ολοκληρωμένα συστήματα που συνδέονται με ολόκληρο τον οργανισμό, επιτρέποντας στις οικονομικές υπηρεσίες να συλλέγουν πληροφορίες για όλες τις πτυχές του οργανισμού εύκολα, γρήγορα και με ακρίβεια.
Κατά τη μετάβαση από τη μη αυτόματη στην αυτοματοποιημένη διαδικασία, βασικός παράγοντας είναι η ανάπτυξη ολοκληρωμένων διαδικασιών που θα αντικαθιστούν τις ad hoc προσεγγίσεις με τεκμηριωμένες, ει δυνατόν αυτοματοποιημένες, διαδικασίες και ελέγχους.
Επιπρόσθετα, οι εταιρείες πρέπει να αξιολογούν κριτικά την τρέχουσα δομή και το ταλέντο της οικονομικής ομάδας και να προσδιορίζουν τις απαιτούμενες ανάγκες εκπαίδευσης και ανάπτυξης καθώς και τυχόν ανάγκες πρόσληψης, ώστε να διασφαλιστεί ότι υπάρχουν διαθέσιμες όλες οι απαιτούμενες δεξιότητες και ικανότητες.
Η οικοδόμηση και ο εκσυγχρονισμός των δυνατοτήτων της οικονομικής υπηρεσίας δεν είναι μια προαιρετική άσκηση, καθώς δεν τίθεται το ερώτημα για το εάν θα συμβεί ένα ή περισσότερα γεγονότα δομικής αναδιάρθρωσης του εκάστοτε οργανισμού, αλλά το πότε θα συμβεί.
Οι σύγχρονες εταιρείες δεν έχουν την πολυτέλεια να αγνοήσουν τον αντίκτυπο που θα έχει ένα σημαντικό γεγονός αναδιάρθρωσης στην επιχείρησή τους και την εκάστοτε ανάγκη για επένδυση στον εκσυγχρονισμό των οικονομικών τους ομάδων και λειτουργιών.
Ο κ. Χρήστος Μαντόπουλος είναι FCCA, Principal, Audit & Assurance services, Deloitte Ελλάδος
