Θα σας πάρει 7 λεπτά να διαβάσετε αυτό το άρθρο. Σε αυτό το διάστημα θα έχουν φτιαχτεί 225.000 διαφάνειες παρουσιάσεων του PowerPoint, συνεισφέροντας στην παγκόσμια ετήσια παραγωγή του 1 δισ. παρουσιάσεων του δημοφιλούς πακέτου της Microsoft. Πρόσφατα το PowerPoint βρέθηκε απρόσμενα στη επικαιρότητα, όταν στους κοινοβουλευτικούς τομείς του ΣΥΡΙΖΑ δόθηκε η οδηγία, στο ταξίδι τους για τις Σπέτσες, να πακετάρουν στις βαλίτσες τους και «ένα power point», προκειμένου να το παρουσιάσουν στην Κοινοβουλευτική Ομάδα του κόμματος.
Το PowerPoint έχει μία μακρά πορεία πίσω του και μία βαριά προϊστορία, από το 1990 που μπήκε στην αγορά. Και σε έμενα τουλάχιστον έφερε στη μνήμη ένα παλιότερο άρθρο των New York Times με τίτλο «Μας Αποβλακώνει το PowerPoint;»
Ίσως δεν έχει αυτή τη δύναμη, ωστόσο, συχνά μας κάνει να φαινόμαστε επιφανειακοί, αμήχανοι, κακά προετοιμασμένοι, ακόμη και περιττοί – μιας και όλα προβάλλονται στην οθόνη και εμείς απλώς τα αναμασάμε. Ακόμη χειρότερα, μπορεί να δίνουμε την εντύπωση ότι αντιμετωπίζουμε το ακροατήριό μας χωρίς σεβασμό στη νοημοσύνη και τον χρόνο του. Είναι πράγματι έτσι; Φαινόμαστε δηλαδή σαν hitech χασομέρηδες;
Κάτι τέτοιο δείχνουν να πιστεύουν οι πλέον «μπαρουτοκαπνισμένοι» στρατηγοί των ΗΠΑ, η επίθεση των οποίων εναντίον του PowerPoint ξεκίνησε από νωρίς. Το 2000, ο στρατηγός Hugh Sheldon, αρχηγός του Γενικού Επιτελείου των ΗΠΑ, έστειλε μία ασυνήθιστη διαταγή στα στρατεύματά του ανά την υδρόγειο. Το βασικό του μήνυμα: «Φτάνει πια με τα μπιχλιμπίδια και τις φιοριτούρες στις παρουσιάσεις του PowerPoint! Μπείτε κατευθείαν στην ουσία και περιοριστείτε στην κρίσιμη πληροφορία». Η εντολή αυτή ήταν απόρροια της διαπίστωσης ότι οι ένοπλες δυνάμεις των ΗΠΑ καταπιάνονταν με άπειρες, ατελείωτες παρουσιάσεις με ωραία background, και (ενίοτε) χρήσιμο περιεχόμενο, το οποίο αποκαλυπτόταν χαριτωμένα μέσα από γρίλιες που άνοιγαν και άλλα εφέ. Μια επιδημία του περιττού. Και συχνά ένα αισθητικό χάλι.
φωτ: Pexels/Teemu Paananen
PowerPoint: Ένας Ασυνήθης Ύποπτος
Στις 1 Φεβρουαρίου 2003, το διαστημικό λεωφορείο Columbia καταστράφηκε πάνω από το Τέξας επιστρέφοντας από την αποστολή του. Και τα εφτά μέλη του πληρώματος σκοτώθηκαν. Τον Αύγουστο της ίδιας χρονιάς δημοσιεύτηκε στις ΗΠΑ το πόρισμα της Επιτροπής Διερεύνησης. Η αιτία ήταν εκείνη που όλοι υποψιάζονταν εξ αρχής: κατά την εκτόξευση αποσπάστηκε από την κύρια δεξαμενή καυσίμων ένα μεγάλο κομμάτι μονωτικού αφρού πολυουρεθάνης, τρύπησε την εύθραυστη μονωτική επιφάνεια της αριστερής πτέρυγας του σκάφους, με αποτέλεσμα αυτό να καεί κατά την επανείσοδό του στην ατμόσφαιρα και να διαλυθεί σε κομμάτια. Σε ένα εξαιρετικά μεθοδικό πόρισμα, η Επιτροπή απέδειξε ότι εκείνο το συμβάν στην εκτόξευση ήταν -αδιαμφισβήτητα- υπαίτιο για την καταστροφή. Όμως, το πόρισμα γύρισε τον προβολέα και προς έναν εξαιρετικά ασυνήθη ύποπτο: το PowerPoint. Με τον δικό του ιδιαίτερο τρόπο το PowerPoint είχε συντείνει στην πτώση του διαστημικού λεωφορείου Columbia. Πώς;
Η Επιτροπή δεν μάσησε τα λόγια της: «Η ομάδα αποτίμησης ζημιών παρουσίασε την ανάλυσή της σε μία διεξοδική ενημέρωση που έλαβε χώρα στην αίθουσα παρακολούθησης της διαστημικής αποστολής. Η παρουσίαση στηρίχτηκε σε διαφάνειες του PowerPoint. Όταν η μηχανολογική ανάλυση και η εκτίμηση του ρίσκου συμπυκνώνονται για να χωρέσουν σε μία τυποποιημένη φόρμα παρουσίασης, ή σε μία διαφάνεια που προβάλλεται, τότε αναπόφευκτα η πληροφορία χάνεται. Σε αυτήν τη περίπτωση, η σημασία που αποδίδεται σε κάθε στοιχείο μπορεί εύκολα να παρερμηνευτεί, αναλόγως της θέσης του στην παρουσίαση, ή της διατύπωσης που χρησιμοποιείται».
Τα λόγια αυτά είναι καταδικαστικά, τόσο για τη διαδικασία και τους περιορισμούς μίας τυπικής παρουσίασης, όσο και ειδικότερα για το πώς το PowerPoint μπορεί να αλλοιώσει το γνωσιακό περιεχόμενο της πληροφορίας. Αυτό, τόνιζε η Επιτροπή, προκαλεί αλυσιδωτές επιπτώσεις στη λειτουργία ενός οργανισμού, επειδή «καθώς η πληροφορία αναρριχάται στην οργανωτική ιεραρχία του οργανισμού, από τους αναλυτές προς τα μεσαία στελέχη και κατόπιν στην κορυφή της ηγεσίας, φιλτράρονται και παραλείπονται κρίσιμες επεξηγήσεις καθώς και το σχετικό υποστηρικτικό υλικό».
Είναι έτσι πολύ πιθανό ένας μάνατζερ στην κορυφή της ιεραρχίας να δει μία διαφάνεια και να μην αντιληφθεί τη σοβαρότητα της κατάστασης – η οποία στην περίπτωση του Columbia αφορούσε σε εφτά ανθρώπινες ζωές και ένα διαστημικό σκάφος που είχε κοστίσει δισεκατομμύρια δολάρια.
Το τελικό συμπέρασμα της Επιτροπής που αφορά στη NASA, αλλά ισχύει γενικά για τις επιχειρήσεις, τους οργανισμούς, την πανεπιστημιακή κοινότητα (ακόμη και τα πολιτικά κόμματα), ως προς το PowerPoint μιλάει από μόνο του: «Η Επιτροπή θεωρεί την ενδημική χρήση διαφανειών του PowerPoint [ …] για ενημέρωση ως ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα των προβληματικών μεθόδων τεχνικής επικοινωνίας στη NASA». Με άλλα λόγια, το PowerPoint συνέβαλε σημαντικά στην προβληματική επικοινωνία, διότι υποδόρια υποκατέστησε τη συστηματική σκέψη.
φωτ: Pexels/charlesdeluvio
Τα Bullet που Κρύβουν το Δάσος
Ο Edward Tufte, καθηγητής στο αμερικανικό πανεπιστήμιο Yale, θεωρείται γκουρού στην παρουσίαση της πληροφορίας. Το βιβλίο του «Η Οπτικοποίηση της Ποσοτικής Πληροφορίας» είναι απαραίτητο ανάγνωσμα για αυτούς που σχεδιάζουν και παρουσιάζουν συστήματα πληροφόρησης, και έχει χαρακτηριστεί ως ένα από τα 100 καλύτερα μη λογοτεχνικά βιβλία του 20ου αιώνα. Σε ένα φυλλάδιο με τίτλο «Το Γνωσιακό Στυλ του PowerPoint» που αποτελεί μία εμπεριστατωμένη, αν και κάπως απόλυτη, επίθεση στο PowerPoint, ο Tufte αναλύει την επίμαχη παρουσίαση για την εκτίμηση της ζημίας του Columbia, η οποία έγινε από τους αναλυτές στους μάνατζερ της NASA, πείθοντάς τους τελικά ότι το Columbia δεν κινδύνευε -και ότι θα απέστρεφε σώο και αβλαβές στη Γη.
Στη κρίσιμη διαφάνεια παρουσιάζονται τα συμπεράσματα από τα δεδομένα των τεστ και των προσομοιώσεων, και η σύγκρισή τους με τα πραγματικά στοιχεία που υπήρχαν για το Columbia. Σε μία και μόνη διαφάνεια χρησιμοποιούνται 6 (!) ιεραρχικά επίπεδα (τίτλος, μεγάλο bullet, μικρό bullet, παύλα, διαμαντάκι, ακόμη μικρότερο bullet, και εν τέλει παρενθέσεις) για να παρουσιαστούν 11 απλές προτάσεις κατά τρόπο που αποθεώνει τη γραφειοκρατία. Η πραγματικότητα πόρρω απέχει από αυτήν που παρουσιάζεται αρχικά στον τίτλο. Κρύβεται.
Τι συμπεραίνει, επομένως, ο Tufte για το PowerPoint; Πρώτον, ότι δεν προσφέρεται για παρουσιάσεις (!). Ειδικά δε για παρουσιάσεις που απαιτούν οπτικοποίηση δεδομένων και δόμηση πληροφορίας το θεωρεί εντελώς ακατάλληλο. Δεύτερον, ότι εξυπηρετεί κυρίως τους παρουσιαστές (ιδιαίτερα τους λιγότερο ικανούς και τους κακά προετοιμασμένους). Με σημαντικές, ωστόσο, παρενέργειες: κάνει τις παρουσιάσεις βαρετές, υπονομεύει την επικοινωνία, και ωθεί τους ανθρώπους σε πνευματική οκνηρία, δηλαδή στο να μην σκέπτονται. Τρίτον, ότι τo PowerPoint αλλοιώνει το στυλ του παρουσιαστή, μετατρέποντας τα πάντα σε υλικό μάρκετινγκ, δηλαδή σε «προώθηση πωλήσεων». Εν κατακλείδι, το εργαλείο γίνεται ο «επιμελητής» και ο ακούσιος λογοκριτής της σκέψης του παρουσιαστή, ενώ παράλληλα στα δισεκατομμύρια διαφανειών που φτιάχνονται κάθε χρόνο ανά την υδρόγειο σπαταλιούνται αμύθητοι πόροι.
Ένα Αναπόφευκτο Εργαλείο;
Στα 20 χρόνια που μεσολάβησαν από την πτώση του Columbia, το PowerPoint δεν άλλαξε ουσιωδώς. Σίγουρα έχει γίνει πιο εύχρηστο και πιο εντυπωσιακό, αλλά η βασική του λογική έχει παραμείνει η ίδια. Δεδομένoυ ότι έχει ένα μεγάλο μερίδιο αγοράς (φτάνοντας στο 95% μέχρι που εμφανίστηκαν εναλλακτικές λύσεις, όπως το Canva, βασισμένες στο cloud), και ότι είναι εγκατεστημένο σε πάνω από 1 δισεκατομμύριο υπολογιστές, αναμφίβολα θα είναι μαζί μας για αρκετό καιρό ακόμα. Και η χρήση του είναι συχνά αναπόφευκτη.
Ωστόσο, παρά τις ατέλειες και τις αδυναμίες του PowerPoint, είναι σαφές ότι υπάρχουν καλοί και κακοί τρόποι παρουσίασης. Συνήθως ο αδύναμος κρίκος είναι ο ίδιος ο παρουσιαστής, όχι το εργαλείο. Όσο χειρότερος είναι ο παρουσιαστής, τόσο περισσότερο χρησιμοποιεί το PowerPoint ως δεκανίκι, πάνω στο οποίο στηρίζει όλη την παρουσίασή του, χρησιμοποιώντας το ως σημειώσεις, για να θυμηθεί τι θέλει να πει.
Μία παρουσίαση, όμως, είναι κυρίως μία προσπάθεια επικοινωνίας• και η επικοινωνία βασίζεται περισσότερο στο συναίσθημα και λιγότερο στα ψυχρά αναλυτικά δεδομένα. Το PowerPoint μπορεί να συμβάλει σε αυτόν τον στόχο, ιδίως αν χρησιμοποιηθεί με σεβασμό προς τη σημασία των χρησιμοποιούμενων δεδομένων και εντός των εγγενών περιορισμών του. Εκτός αν δεν είναι καθόλου απαραίτητο για μια ομιλία ή παρουσίαση, κάτι που σπάνια αναρωτιόμαστε.
Τα τελευταία χρόνια οι παρουσιάσεις στελεχών μεγάλων εταιρειών και ειδικών της επικοινωνίας έχουν βελτιωθεί, με λιγότερα δεδομένα στοιβαγμένα σε πίνακες και πίτες και με τη χρήση πρωτότυπων φωτογραφιών (και όχι των τυποποιημένων σκίτσων Clip art που προκαλούν αλλεργία και δείχνουν δημιουργική οκνηρία). Κυρίως, ωστόσο, περιέχοντας ένα ρητό και ξεκάθαρα διατυπωμένο μήνυμα. Το ακροατήριο με αυτό τον τρόπο έχει αφενός την αίσθηση ότι συμμετέχει, και αφετέρου ότι ο παρουσιαστής δεν του ρίχνει απροκάλυπτα μία φτυαριά δεδομένων, τα οποία έχει στολίσει με μία αμφίβολης αισθητικής γαρνιτούρα. Αυτός που παρακολουθεί νιώθει ότι τον σέβονται, αυτόν και τον νου του.
Και μερικές φορές τον συγκινούν: και αυτή η συγκίνηση είναι που πιθανότατα του εντυπώνεται περισσότερο από μία αναλυτική πληροφορία για μία στατιστική κατανομή, ένα εύρημα έρευνας ή μία σειρά από bullets «Κρίσιμων Παραγόντων Επιτυχίας». Αυτά μπορούν να ειπωθούν -αν είναι πράγματι απαραίτητα και όχι μία κονσέρβα που ο παρουσιαστής νιώθει υποχρεωμένος να ανοίξει- και να εξηγηθούν αργά και καθαρά. Και αυτή ακριβώς είναι η πρόκληση —και όχι η πίεση να πέσει απλώς η επόμενη διαφάνεια, επειδή «ο χρόνος πιέζει».
Απλά πράγματα, τα οποία συχνά παραγνωρίζονται επειδή η τεχνολογία υπαγορεύει και ο άνθρωπος -άκριτα- ακολουθεί. Ο τρόπος χρήσης του PowerPoint, συνεπώς, πρέπει να αναποδογυρίσει: να το θεωρήσουμε ως επικουρικό και όχι ως κύριο μέσο παρουσίασης. Ίσως αυτό να απαιτεί περισσότερο χρόνο από όσον θέλουμε να αφιερώσουμε, καθώς και μεγαλύτερη προσπάθεια. Υπάρχει, όμως, τελικά χρόνος για χαράμισμα σε αναποτελεσματικές και αδιάφορες παρουσιάσεις, που αφήνουν μία αχνή εντύπωση, η οποία θα σβηστεί μόλις σβήσει και ο προβολέας;
