Με την εφαρμογή των ελληνικών λογιστικών προτύπων από το 2014 άλλαξε η έννοια του λογιστικού αρχείου. Παλαιότερα είχαμε τα λογιστικά βιβλία σε έντυπη ή μηχανογραφική μορφή. Τώρα έχουμε τα λογιστικά αρχεία, πολύ πιο ευέλικτη και πολύ πιο φιλική προς την επιχείρηση έννοια, καθώς τίποτα πλέον δεν είναι θεωρημένο όπως γινόταν μέχρι τότε.

Το μεγαλύτερο ποσοστό των επιχειρήσεων πλέον έχει μηχανογραφικό σύστημα για την έκδοση τιμολογίων. Κάτι που δίνει τη δυνατότητα να μπορούμε να αντλήσουμε από το εμπορικό πρόγραμμα όλα τα παραστατικά που αφορούν έσοδα, διακίνηση εμπορευμάτων, εισπράξεις κ.λπ.

Επιγραμματικά το απαραίτητο φορολογικό αρχείο που πρέπει να τηρεί κάθε επιχείρηση ώστε να είναι πάντοτε έτοιμη σε περίπτωση ελέγχου είναι:

-Ηλεκτρονικός φάκελος με αποθηκευμένα σε ηλεκτρονική μορφή τα αρχεία των εκτυπώσεων που έρχονται από το λογιστήριο κάθε μήνα (Ισοζύγιο ή Μηνιαία κατάσταση εσόδων – εξόδων).

– Ηλεκτρονικός φάκελος με τις περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ.

– Ηλεκτρονικός φάκελος με τις δηλώσεις Φόρου Μισθωτών Υπηρεσιών.

– Ηλεκτρονικός φάκελος με τις δηλώσεις παρακρατούμενων φόρων.

– Φυσικό αρχείο με όλα τα παραστατικά αγορών, δαπανών, πληρωμών και τραπεζών.

– Ηλεκτρονικός φάκελος με τα αρχεία ετήσιων οικονομικών καταστάσεων (Ισολογισμός, Δήλωση φορολογίας εισοδήματος).

– Φυσικός ή ηλεκτρονικός φάκελος με το καταστατικό της εταιρείας και τις τροποποιήσεις, το μισθωτήριο της έδρας και των υποκαταστημάτων και την άδεια λειτουργίας.

– Φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο προσωπικού.

Τα αντίγραφα ασφαλείας (Backup) της εμπορικής εφαρμογής που χρησιμοποιούμε και των αρχείων που σχετίζονται με το εμπορικό και λογιστικό τμήμα της εταιρείας είναι επίσης πολύ σημαντικά! Πλέον η φορολογική αρχή μπορεί να ζητήσει και όλα τα σχετιζόμενα έγγραφα-αρχεία από την επιχείρηση.

Σημαντικό κομμάτι του αρχείου πλέον αποτελεί και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) της επιχείρησης και των συνεργατών της. Παρατηρούμε πολλές φορές να μην υπάρχει σωστή παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποτέλεσμα να χάνουμε πολλές χρήσιμες αποδείξεις-πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που διενεργήθηκαν διάφορες συμφωνίες-συναλλαγές. Το email της επιχείρησης αποτελεί κομμάτι του φορολογικού αρχείου και χρησιμοποιείται για την άντληση στοιχείων-πληροφοριών.

Καταλήγοντας θα ήθελα να επισημάνω τη σπουδαιότητα ύπαρξης και σωστής παρακολούθησης του φορολογικού αρχείου των επιχειρήσεων, καθώς πλέον οι έλεγχοι που γίνονται στις επιχειρήσεις το ελέγχουν. Επίσης πολύ συχνά από τους ελεγκτές ζητείται πρόσβαση στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές των επιχειρήσεων για τη διαπίστωση τυχόν αρχείων από τα οποία να προκύπτει φοροδιαφυγή.

*Ο κ. Χρήστος Τριανταφυλλόπουλος είναι οικονομολόγος